Aumenta tu productividad: Introducción a GTD

PRÓLOGO

Getting Things Done (GTD) es un método de productividad desarrollado por David Allen que ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal.
Getting Things Done es también el nombre del libro de David Allen donde explica por primera vez todo su método de productividad. El libro, que se ha traducido al castellano como Organízate con Eficacia, explica qué es GTD y toda la metodología Getting Things Done con algunos ejemplos y, especialmente, contando los motivos de por qué es bueno organizarse mediante esta metodología.

ORÍGENES DE GTD

David Allen afirma en su libro que nuestra memoria es ineficiente. Utiliza a menudo este ejemplo: ¿cuántas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en algún momento en el que no podíamos hacer nada al respecto? ¿Y cuántas veces nuestra memoria no nos recuerda algo cuando sí podemos o debemos hacerlo?
GTD apuesta por tener un sistema organizativo con el que podamos confiar, externo a nuestra memoria, que nos permita acordarnos de las cosas que tenemos que acordarnos en el momento que tenemos que acordarnos.
Con este sistema, nuestra mente puede estar tranquila sabiendo que no se le escapa nada y, por lo tanto, puede dedicarse a hacer lo que toca: trabajar en acciones concretas, de forma creativa y eficiente. En ese sentido, Getting Things Done consigue hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda nuestra vida, de todo lo que tenemos o queremos hacer.
De forma distinta a otras teorías organizativas, GTD no funciona de arriba a abajo, sino de abajo a arriba. Las metodologías de arriba a abajo se centran en intentar saber nuestro propósito en la vida, e ir bajando de nivel definiendo objetivos, proyectos, etc.
En cambio, el método GTD funciona de abajo a arriba: empezamos clarificando y definiendo cuál es nuestro trabajo actual, de forma que cuando tengamos controlado nuestro día a día ya podremos en algún momento enfocarnos en la perspectiva a medio y largo plazo.

PROYECTOS

GTD está estructurado a partir de proyectos, lo que varía respecto a otros métodos es la definición que hace de un proyecto:

“Un proyecto es cualquier resultado que necesite más de una acción para su consecución”.

David Allen

De esta manera, prácticamente cualquier cosa que prentendamos hacer se convierte en un proyecto. Esta segmentación en unidades pequeñas es uno de los factores que facilita el éxito del sistema. Nos hace pasar de mega-proyectos tal y como se manejan en otros sistemas, a proyectos muy ágiles con los que es más fácil lidiar en el día a día.

FLUJO DE TRABAJO EN GTD

El flujo de trabajo que se usa en GTD tiene cinco etapas, todas ellas igual de importantes para mantener el control de nuestro sistema y ser capaces de trabajar de la forma más eficiente posible. Estas etapas son las siguientes:

• Recopilar o capturar: con el objetivo de conseguir que todas tus preocupaciones, ideas, tareas, pensamientos, cosas estén en tu sistema y no en tu cabeza. Para que la fase de captura funcione, debes capturar el 100% de las cosas incompletas, utilizar la mínima cantidad de bandejas de entrada posible y vaciarlas con regularidad.
  
• Procesar: todo lo que has recopilado y has dejado en tus bandejas de entrada tiene que procesarse. En GTD se entiende por procesar el hecho de convertir las cosas que hemos dejado ahí en acciones. Si una cosa no necesita ninguna acción, puedes:
  • Tirarla a la Papelera, si no vale para nada
  • Incubarla en la lista Algún día/Tal vez para hacerla en el futuro
  • Guardarla como Material de Referencia, si se trata de información potencialmente útil.
    
• Organizar: todo lo que hemos procesado tiene que ir a algún sitio organizado de cierta forma concreta. En GTD organizar significa coger todo lo que estamos procesando y distribuirlo según su objetivo:
  
  • si no es necesario, tirarlo a la papelera
  • si es material de referencia, archivarlo
  • si es algo que tienes que hacer, moverlo a la lista de Siguientes Acciones
    La mejor manera de organizar las Acciones Siguientes es asignándoles el contexto en el que se deben de hacer (en el trabajo, en casa, con un ordenador, con internet, etc.). De esa forma se pueden hacer varias acciones consecutivas (por ejemplo, hacer varias llamadas de teléfono), aunque pertenezcan a proyectos distintos. Así se avanza en varios proyectos a la vez, aumentando el rendimiento general.
    
• Evaluar o Reflexionar: es decir, decidir qué hacer, tanto después de procesar y organizar como de forma periódica con tus revisiones. El sistema no puede ser estático. Necesitas revisar la imagen completa de tu vida y tu trabajo en intervalos regulares y a los niveles adecuados.
  Cada día, necesitarás revisar tu lista de Siguientes Acciones organizada por contextos. Cada semana, debes revisar el resto de listas para mantener tu sistema limpio, claro, completo y actualizado. El propósito de la Revisión Semanal es que tu mente quede vacía de nuevo.
  
• Hacer: el objetivo de todo el proceso de control es acabar realizando eficientemente todas las acciones pendientes. El propósito de toda esta gestión y flujo de trabajo es facilitar la decisión de qué debes estar haciendo en cualquier momento. Para decidir tu siguiente acción:
  
  • (1) filtras las acciones que puedes hacer en el contexto en que te encuentras
  • (2) tienes en cuenta el tiempo que requiere cada acción y el que tú tienes disponible
  • (3) tienes en cuenta la energía que requiere cada acción y la que tú tienes actualmente
  • (4) confías en tu intuición para elegir la acción que, bajo tu contexto, tu tiempo disponible y tu energía, te producirá un mayor beneficio.

Una vez dominemos el control y seamos capaces de entrar en el estado de mente libre y enfocada, llega el momento de reflexionar a medio y largo plazo, lo que GTD denomina perspectiva.

PERSPECTIVA

Una vez tenemos dominados los cinco pasos del flujo de trabajo de GTD, es importante no quedarnos solamente en eso. Para ser realmente productivos no solamente tenemos que tener una buena sensación de control en nuestro día a día, sino que tenemos que coger perspectiva para saber que lo que estamos haciendo va en la dirección adecuada. Para conseguirlo, David Allen define el modelo de 6 niveles de altitud, que asemeja a la altura a la que puede volar un avión:

• Acciones (pista de aterrizaje): cualquier tarea que pueda hacerse en un mismo momento, en un mismo sitio y de una sola vez.
• Proyectos (3.000 metros): cualquier resultado que necesite de más de una acción para poder acometerlo, en GTD es un proyecto. Comprar todo lo necesario para la semana que viene antes del domingo puede ser un proyecto, ya que no solamente es ir al supermercado sino que también es preparar el menú de la semana y hacer la lista de la compra.
• Áreas de enfoque y responsabilidad (6.000 metros): definen con qué estamos comprometidos en nuestro día a día, es decir, nos muestran los compromisos que hemos adquirido, tanto con nosotros mismos como con otras personas.
• Metas y objetivos (9.000 metros): definen dónde queremos llegar y cómo vamos a llegar ahí. Es importante que nuestras metas y objetivos estén vinculadas a nuestra visión: las metas y objetivos son los distintos pasos que nos hacen llegar a conseguir todo lo que deseamos.
• Visión (12.000 metros): sirve para tener claras las líneas generales de nuestra existencia, lo que encaja y lo que no encaja en nuestra vida y, especialmente, qué es lo que queremos tener en nuestra vida a largo plazo (más de un año, o incluso más de dos años).
• Propósito y principios (15.000 metros o más): el propósito es la definición de por qué hacemos lo que hacemos y los principios son los comportamientos que nos rigen, los valores que queremos respetar sí o sí en cualquier situación.

PLANIFICACIÓN

Según GTD, la única forma en que debemos planificar es usando el método natural de planificación de proyectos. El primer paso de la planificación natural es, siempre, definir el resultado que esperamos conseguir. Por lo tanto, definir el propósito y visualizar el resultado que queremos conseguir es imprescindible antes de organizar nuestros proyectos.
Para poder llevar a cabo una buena planificación, es necesario incorporar a nuestra rutina tres tipos de revisiones. Estas revisiones tienen que servirnos para decidir qué hacer, mantener la fiabilidad de nuestro sistema (mejorar el control) y ganar perspectiva.

• Revisión diaria: como mínimo una vez al día o, para ir bien, varias veces al día. En esta revisión tenemos que analizar los elementos que podemos hacer nosotros hoy o en breve. En concreto, revisaremos nuestra lista de próximas acciones y nuestra agenda o calendario.
• Revisión semanal: como mínimo una vez a la semana. Esta revisión nos sirve para mantener la fiabilidad de nuestro sistema. Para conseguirlo revisaremos nuestro calendario, nuestro archivo de seguimiento, nuestra lista de proyectos, etc.
• Revisión general: de vez en cuando, de forma periódica con la periodicidad que veas necesaria, es importante hacer una revisión general de tu sistema. En esta revisión comprobaremos que seguimos alineados con nuestros objetivos y con nuestra visión y que seguimos avanzando en buena dirección.

Esta es una introducción algo larga a un sistema que, aunque no te lo creas, puede cambiar tu vida. Si quieres profundizar en el método GTD y aplicarlo a tu rutina, contacta con un formador autorizado que te enseñe en profundidad.
Si sólo te interesa saber algo más de este sistema, contacta conmigo.