A los que ya lleven un tiempo gestionando proyectos de cualquier tipo no les voy a descubrir nada nuevo con la gestión del Valor Ganado, pero merece la pena redescubrir uno de los pilares básicos del control del proceso de un proyecto.
Según la Wikipedia, «La gestión del valor ganado es una técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y de su calendario de ejecución.» Es un método que se aplica en proyectos genéricos de todo tipo, y que puede aplicarse a los proyectos de construcción.
*Los ejemplos y gráficos que muestro están sacados casi todos del PMI, referente mundial en la gestión de proyectos.*
Este método compara la cantidad de trabajo ya completada en un momento dado con la estimación realizada antes del comienzo de dicho proyecto. De este modo, para un momento concreto del proyecto se tiene una medida de cuánto trabajo se ha realizado, cuanto queda para finalizar el proyecto y, extrapolando a partir del esfuerzo invertido en el proyecto, se puede estimar los recursos que se emplearán para finalizar el proyecto.
Estos análisis de valor ganado nos permitirán evaluar el estado del proyecto y si es necesario realizar ajustes.
Los elementos básicos
Para implementar la Gestión del Valor Ganado en un proyecto es necesario definir la Línea Base de Medición del Desempeño o PMB (Performance Measurement Baseline), que integra la descripción del trabajo a realizar (alcance), los plazos para su realización (cronograma) y el cálculo de sus costos y de los recursos requeridos para su ejecución (costo).
- Valor Planificado o PV (Planned Value): Presupuesto autorizado del trabajo que es necesario realizar. El PV coincide con la línea base de costo o presupuesto acumulado, es el valor de la PMB al día de la fecha que se está midiendo.
- Costo Real o AC (Actual Cost): Es el costo total del trabajo realizado hasta la fecha. Se usa en forma de porcentaje dividiéndolo entre el Presupuesto Total o BAC (Budget at Completion) -> %AC = AC / BAC.
- Valor Ganado o EV (Earned Value): El Valor Ganado es lo que realmente hemos conseguido con el presupuesto que teníamos planificado cuando lo medimos.
Para saber cómo hallar el EV, no hay nada como poner un ejemplo concreto:
Imaginamos que queremos medir el EV de un proyecto al quinto mes de empezarlo. Suponemos que tenemos realizado un 30% del trabajo y un gasto acumulado de 58.000 € de un presupuesto total de 200.000 €. El proyecto dura 12 meses. ¿Cómo vamos?
Empezamos calculando el EV a esa fecha:
- Suponemos que el proyecto tiene un recorrido lineal, por lo que al final del quinto mes teníamos que tener realizado el 41,66% del trabajo: (5*100)/12.
- El PV a esa fecha, es de 90.000 €
- Por lo tanto, si solo llevamos realizado el 30% del trabajo en vez del 41,66%, para sacar el EV solo hay que aplicar una sencilla regla de tres:
- EV = (90.000 x 30) / 41,66 = 64.800 €
- Y nuestro coste real (AC) es de 58.000 €
Las variaciones
Habiendo entendido los conceptos anteriores podremos fácilmente calcular las variaciones. Si el resultado de las fórmulas es «0» es que vamos según lo planificado. Si es mayor que 0 significará que vamos adelantados/por debajo de presupuesto y si es menor que 0, que vamos retrasados o por encima de presupuesto.
- Variación de Coste o CV (Cost Variance): CV = EV – AC –> Comparamos lo que hemos hecho hasta hoy (EV) con los costes incurridos para obtener ese objetivo (AC)
- Variación de Plazo o SV (Schedule Variance): SV = EV – PV –> Comparamos lo que hemos hecho hasta hoy (EV) con lo que deberíamos haber hecho según la planificación (PV).
Los Índices
Al igual que las variaciones, podremos calcular los índices de rendimiento. En este caso siempre que el resultado sea mayor que 1 es positivo, siempre que el resultado sea menor que 1 es negativo).
- Índice de Rendimiento de Coste o CPI (Cost Performance Index): CPI = EV / AC –> Dividimos lo que hemos hecho (EV) entre los costes reales incurridos (AC) para conseguir ese objetivo.
- Índice de Rendimiento Temporal o SPI (Schedule Performance Index): SPI = EV / PV –> Dividimos lo que hemos hecho (EV) entre lo que deberíamos haber hecho (PV) (planificado).
Estimaciones
Sabiendo cuál es la situación actual, podremos prever también los valores futuros con los siguientes datos:
- Estimate at Completion (EAC): BAC / CPI Este cálculo tiene en cuenta que el proyecto continuará como hasta ahora en términos de rendimiento.
- Estimate to Completion (ETC): EAC – AC Teniendo en cuenta los costes ya incurridos (AC), cuánto más nos va a costar el proyecto hasta su finalización.
- Variance at Completion (VAC): BAC – EAC La variación final entre lo planificado originalmente (BAC) y nuestra estimación (EAC).
Existen más valores y más fórmulas en las que no entraremos porque se convertiría en un tema demasiado extenso.
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