Introducción a la gestión de equipos

En este post vamos a ver una introducción a la gestión de equipos tomando algunos conceptos, entre otros, del PMI (Project Managemenet Institute), organismo destacado del sector de la gestión de proyectos.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE EQUIPOS?

La gestión de equipos es un conjunto de técnicas, procesos y herramientas que emplea el jefe de equipo con el fin de organizar y coordinar a un grupo de individuos para un objetivo común. En muchos casos se asimila la función del jefe de equipo con la del director de orquesta.

Dirigir el equipo del proyecto implica dar seguimiento del desempeño de los integrantes, implica retroalimentación y resolución de conflictos o polémicas.

1.-ESTILOS DE LIDERAZGO

Últimamente se ha puesto de moda insistir en que se debe ser un líder, no un jefe. Existen distintos estilos de liderazgo, entre ellos los siguientes:

Directivo: se le dice al equipo lo que hay que hacer.
Consultivo: se le da instrucciones al equipo, consultando con ellos los caminos para efectuarlas.
Participativo: se le ofrece asistencia al equipo para que éste tome las decisiones.
Delegativo: el equipo decide por sí solo.
Facilitador: coordina a los miembros del equipo para que tomen decisiones.
Autocrático: toma decisiones sin consultar al equipo.
Consenso: se resuelven los problemas de manera grupal.

Algunos métodos pueden parecer iguales, pero tienen matices que les distinguen.

2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS EN GESTIÓN DE EQUIPOS

2.1.-Seguimiento del desempeño del equipo

Conocer el desempeño del equipo es un cuidado necesario para todo negocio que quiera mantener una gestión de equipos optimizada. Que los empleados cumplan plazos, desempeñen sus tareas correctamente y trabajen de manera sinérgica es esencial para asegurar que la empresa funcione bien y pueda ofrecer servicios de calidad.

Para mantener proyectos efectivos y con información útil es importante realizar una evaluación de personal y tener una perspectiva actualizada del estado en el que se encuentran los procesos y el equipo de trabajo de tu empresa. De esta manera las estrategias de trabajo que se implementen en el equipo estarán contextualizadas y responderán a las necesidades que tenga el mismo.

La evaluación de personal y desempeño tanto de los proyectos como de los equipos de trabajo, facilita un proceso de retroalimentación que es necesario para detectar elementos que:

Fallan y necesitan ser corregidos
Funcionan y deben mantenerse
Funcionan pero podrían ser mejores
No funcionan y deben eliminarse o reemplazarse

2.2.- Retroalimentación o feedback

Dar retroalimentación a los miembros de tu equipo de trabajo les brinda el punto de vista de alguien que los observa (desde afuera) sobre la forma en que está progresando su desempeño, así como asesoría para resolver cualquier problema. Aunque dar y recibir observaciones puede ser un proceso delicado, no hay duda sobre su valor como herramienta derecursos humanos para identificar problemas y solucionarlos. De ahí la importancia que los gestores de equipos aprendan a manejar la retroalimentación de forma correcta, a fin de que se logre el objetivo: ayudar a mejorar a su personal.

Aquí hay cinco pasos que te llevarán por el buen camino para hacer una crítica constructiva (y productiva) de alguno de tus colaboradores.

Crear seguridad. La gente que recibe retroalimentación la pone en práctica sólo el 30% del tiempo. Si la persona no se siente cómoda con los comentarios que le hacen, esto puede ocasionar que las observaciones terminen siendo improductivas. Por lo general, tu crítica no será productiva si se centra en que la otra persona se sienta mal o si la haces quedar mal frente a sus compañeros.
Equilibrar las opiniones. Ofrece por lo menos la misma cantidad de retroalimentación positiva que de observaciones negativas. Lo positivo estimula los centros de recompensa del cerebro, lo que deja al receptor abierto a tomar una nueva dirección.
Ser específico. La gente por lo regular responde mejor a la orientación específica y positiva. Evita decir cosas como “necesitas ser más participativo en las reuniones”. Es demasiado ambiguo y se puede interpretar de diferentes maneras. Mejor, di algo específico y positivo en relación con la tarea que quieras abordar, como “tú eres listo, así que me gustaría escuchar por lo menos una opinión tuya en cada reunión en que estemos trabajando juntos para progresar”.
Actuar de inmediato. El cerebro adulto aprende mejor cuando se le sorprende en acción. Si esperas tres meses para decirle a alguien que su trabajo está en el nivel promedio, él o ella no podrá captar los cambios que se requieren para modificar el rumbo. Es demasiado ambiguo y depende de la memoria (que puede ser deficiente). Por lo tanto, para que las observaciones se traduzcan en acciones, hay que hacerlas con cierta frecuencia.
Ser firme, no malo. Cuando alguien causa un problema en el trabajo y tienes que retroalimentarlo, comienza por preguntarle su perspectiva sobre la situación. Evita decir lo tontas que fueron sus acciones, aunque lo hayan sido.

2.3.- Gestión de conflictos

Entre las herramientas más importantes en la gestión de equipos se encuentra la gestión de conflictos. Estos conflictos pueden ser internos (entre los miembros del equipo), o externos (con personas de fuera del equipo). La gestión exitosa de conflictos se traduce en una mayor productividad y en relaciones de trabajo positivas, las diferencias de opinión pueden conducir a una mayor creatividad y una mejor toma de decisiones. Por lo tanto, si las diferencias se convierten en un factor negativo, los miembros del equipo del proyecto son los responsables iniciales de resolverlas.

Una de las mejores técnicas para la resolución de conflictos es manteniendo una reunión cara a cara con los involucrados. Hay que dejar registrado el problema y su posible resolución para que no vuelva a repetirse y de hacerlo, saber cómo solucionarlo.

2.3.1- ¿Cuáles son los pasos para la resolución de conflictos?

Identificar la causa del problema.
Analizar el problema.
Identificar alternativas de solución.
Implementar una decisión.
Revisar si esa decisión resolvió el problema.

2.3.2.- Técnicas generales para resolución de conflictos

Existen cinco técnicas generales para resolución de conflictos:

Retirarse/Eludir.- Alejarse de una situación de conflicto. NUNCA DEBE SER USADA.
Suavizar/Adaptarse.- Hacer énfasis en los puntos de acuerdo en lugar de las diferencias.
Consensuar/Conciliar.- Buscar soluciones que aporten cierto grado de satisfacción a todas las partes. Soluciones tipo perder-perder
Forzar/Dirigir.- Imponer el punto de vista propio a costa de los demás, ofreciendo únicamente soluciones de tipo ganar-perder (resolver una emergencia).
Colaborar/Resolver el Problema.- Requiere una actitud colaboradora y un diálogo abierto que normalmente conduce al consenso y al compromiso tipo ganar- ganar.

Esto tiene una aplicación inmediata en las obras de construcción, donde un jefe de obra debe gestionar equipos propios y ajenos a fin de conseguir terminar la obra en tiempo y coste. Esto implica muchas veces lidiar con personas de muy distinto carácter, por lo que una buena gestión de equipos se hace imprescindible. Si necesitas ayuda a la hora de gestionar equipos de obra, contacta conmigo.