Introducción
El Project Management es una disciplina laboral que transmite la idea de gestionar o dirigir un proyecto siguiendo unas directrices comunes, independientemente del tipo de proyecto que sea o del ámbito en el que se desarrolle. La definición oficial de una reconocida organización, el Project Management Institute (PMI) lo describe como “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”.
Para llevar a cabo la dirección de cualquier tipo de proyecto hay ciertas cosas que no se pueden obviar: cuando se inicia un proyecto es con el fin de conseguir ciertos objetivos. Estos objetivos deben estar claramente definidos, se tiene que crear un plan factible para llevarlos a cabo, y hay que conseguir y controlar los recursos que van a hacer que poco a poco se alcancen los objetivos establecidos.
Cualquier tipo de proyecto tiene, a su vez, limitaciones que tampoco se pueden obviar: cuál va a ser el alcance del proyecto, cuánto tiempo va a durar el proyecto, qué calidad va a tener el proyecto, y cuál es el presupuesto para llevar a cabo el proyecto.
¿Qué es un Project Manager?
Es la persona responsable de planificar, desarrollar, controlar el alcance, tiempo, calidad y presupuesto de un proyecto con los recursos que tiene y llevarlo a cabo de una manera satisfactoria, es decir, cumpliendo con los objetivos establecidos.
¿Qué sistemas existen para el Project Management?
Los sistemas de dirección o gestión de proyectos más conocidos y usados en la actualidad son los siguientes:
Metodología tradicional
Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente, consiguiendo en cada fase un objetivo parcial. Esto da lugar a documentos que permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus superiores. Sin embargo, esto provoca que los proyectos sean muy ‘estáticos’, es decir, que si se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya que volver al inicio, y comenzar otra vez casi desde cero. Las metodologías más conocidas dentro de esta categoría son las de Waterfall, Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM).
Project Management Institute (PMI)
Hay varias universidades y escuelas de negocio que ofrecen masters o postgrados en gestión de proyectos. Sin embargo, la organización en Dirección de Proyectos más grande del mundo es el PMI: Project Management Institute. Es una organización que se constituyó en 1968 con sede en Pennsylvania (Estados Unidos). Actualmente tiene más de un millón de miembros y más de 600.000 profesionales certificados. Una de sus certificaciones es el PMP, Project Management Professional, que certifica mediante un examen los conocimientos y buenas prácticas de un profesional en la dirección de proyectos.
Sus principales objetivos son:
- Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.
- Generar conocimiento a través de la investigación.
- Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.
La Guía del PMBOK (del inglés Project Management Body of Knowledge), desarrollada por el PMI, contiene una descripción general de los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas para lograr una gestión eficaz y eficiente del proyecto. Hay que observar que no es una metodología, sino un compendio de buenas prácticas de gestión de proyectos.
La Guía PMBOK está basada en procesos, lo que significa que ésta describe el trabajo aplicado en los procesos en sí. Este enfoque es muy similar al mismo usado en otros estándares de gestión (Por ejemplo ISO 9000 y CMMI). Los procesos se superponen e interactúan a lo largo de la realización de las fases del proyecto. Los procesos están descritos en términos de:
- Entradas (documentos, planes, diseños, etc.)
- Herramientas y técnicas (mecanismos aplicados a las entradas)
- Salidas (documentos, planes, diseños, etc.)
PRINCE2
Otro sistema que también es reconocido internacionalmente es el PRINCE2.
PRINCE2 proviene del acrónimo en inglés PRojects IN Controlled Environments (PRINCE), es decir, convertir proyectos, que manejan una carga importante de variabilidad y de incertidumbre, en entornos controlados.
Más que un conjunto de buenas practicas como puede ser el PMP, PRINCE2 propone una metodología de gestión de proyectos que cubre, mediante lo que se conoce como Temáticas, la Calidad, el Cambio, la estructura de roles del proyecto (Organización), los planes (Cuánto, Cómo, Cuando), el Riesgo y el Progreso del proyecto, justificado por un Business Case (o estudio de viabilidad) que debe ser revisado durante el ciclo de vida del proyecto y justificar en todo momento el proyecto como consecución de los beneficios esperados.
Sobre todo se centra en definir y entregar productos, en particular en la calidad de los requisitos. Como tal, define que un proyecto es exitoso cuando es orientado a la entrega (no orientado a las actividades o a las tareas) a través de la creación un conjunto de productos acordados que definen el alcance del proyecto y brinda una base para el planeamiento y el control. Es decir, cómo se coordinan a las personas y a las actividades, cómo diseñar y supervisar la entrega del producto, y qué se hace si el producto y por lo tanto el alcance del proyecto necesita ajustarse si no transcurre como planeado. Esto permite que haya una evaluación continua y se realicen ajustes cuando ocurren desvíos del caso de negocio.