Desde hace un tiempo he estado buscando la aplicación perfecta para llevar la gestión de proyectos. Quien me conozca sabe lo especialito que soy para estas cosas, y me suelo pasar a la hora de decidirme. Una cosa me ha quedado clara: la aplicación perfecta NO EXISTE. Cada uno debe buscar la que mejor se adapte a sus necesidades, y aún así se echarán de menos algunas características de otras aplicaciones.
Han sido muchas las aplicaciones que he probado y, sin duda, la que más me gusta hasta el momento ha sido Teamwork Projects.
**OJO**: Esta es mi estricta opinión personal, nadie me ha pagado para hacer esta review. De hecho la versión comentada es la gratuita, con todas sus limitaciones.
Projects es una aplicación web, que también dispone de app para iOS y Android, y versión para escritorio para Windows y Mac, todas con sincronización.
REQUISITOS
En mi caso, dado que los proyectos que gestiono son relacionados con la construcción/arquitectura, tenía claro que había ciertas características imprescindibles: que pudiera hacer diagramas Gantt, llevar un control económico de tiempo invertido en cada proyecto, control de peticiones de cambios y un gestor de archivos potente.
Otra de las características que buscaba era que la versión gratis fuera lo suficientemente completa como para poder trabajar, aunque no ofreciera el 100% de potencia de las versiones de pago.
PRIMERAS IMPRESIONES
A simple vista, lo primero que me ha llamado la atención de Teamwork Projects es su simplicidad. Lo tienes todo a un par de clicks, sin caminos enrevesados para llegar a determinados datos.
Ofrecen varias versiones, desde la gratuita hasta la Enterprise, con varias modalidades intermedias. En esta caso, la gratuita ofrece un máximo de 5 usuarios, 100MB de almacenamiento, hasta 2 proyectos activos (puedes tener más archivados, no se pierden), gestión de tareas, subtareas e hitos, mensajería entre usuarios, registro de tiempo y gestión de personas implicadas en el proyecto (clientes, proveedores, trabajadores, etc.)
VISTAZO A FONDO
Lo primero que encuentras al entrar a revisar un proyecto es el dashboard, limpio y eficaz. Es personalizable, por lo que se puede añadir y quitar información a gusto de cada uno.
Tareas
Tras la vista general al dashboard, pasamos a la pestaña de Tareas, que tiene 3 vistas. Se puede ver como un listado de tareas y subtareas, como un tablero Kanban (Projects te limita en esta versión a 3 columnas), o como un diagrama de Gantt. Además ofrece un filtro para ir discriminando tareas por estado, persona asignada, etc, que funciona muy bien.
En esta imagen vemos la vista de tablero Kanban, pudiendo personalizar hasta un máximo de 3 columnas en la versión gratuita. Como veis, se puede definir una fecha de comienzo y una de finalización para cada tarea, establecer prioridades y asignar trabajos a colaboradores. También se pueden mantener varias listas de tareas. Las tareas pueden llevar adjuntos archivos que se guardan en el espacio asignado a cada proyecto.
Hitos
A continuación, en la pestaña Hitos, podemos definir fechas especiales en las que sucede algo (una entrega, un cambio de fase, una inspección), y se añadirá a la estructura del proyecto, añadiéndose tanto al calendario como al diagrama Gantt. También podemos establecer que un hito sea consecuencia de una tarea y dependa de ella.
Tiempo
En la pestaña Tiempo llevamos el control del tiempo dedicado al proyecto, definiendo las tareas a las que se ha dedicado dicho tiempo, y diferenciando el tiempo facturable al cliente del que no lo es. Projects te permite activar un cronómetro para llevar un registro pormenorizado y dinámico, o insertar a mano los registros de tiempo que lleves registrado en otra parte, un cuaderno por ejemplo. Tiene una gran semejanza con Toggl, con el que no puede vincularse directamente, pero sí a través de servicios de terceros como IFTTT o Zapier.
Personas
La siguiente pestaña es Personas, y es donde se dan de alta las personas implicadas en el proyecto, y se designan los roles y los permisos de cada una de ellas. Pueden agruparse por empresa, por estado, o por permisos de edición de los distintos apartados del proyecto. Además, se puede individualizar la comunicación con cada persona, decidiendo a quién se le notifica cuando, por ejemplo, se termine una tarea, y a quien no.
Mensajes
La pestaña mensajes guarda la mensajería interna entre colaboradores, clientes y trabajadores dados de alta en el proyecto. Sólo las personas dadas de alta pueden ver y/o escribir mensajes, y hay un estupendo control de roles para definir los permisos de cada persona.
Ajustes
La última pestaña es Ajustes, en la que adaptas a tus necesidades las distintas características del proyecto, como en esta imagen:
Como veis, pueden encenderse o apagarse diversas características, como las tareas, mensajes, control de tiempo, control de riesgos, facturación, hitos, comentarios a los trabajos, etc. También pueden verse las posibles integraciones de la app con otros programas, algunas integradas en esta versión, y otras que necesitan pasar a versiones de pago. Por poner un ejemplo, las posibilidades incluyen un Helpdesk, un Chat y un CRM propietarios, Slack, Quickbooks, Float, Google Docs, Dropbox, Google Drive, Box, Office 365, Sharepoint, Harvest, Hubspot, etc.
CONCLUSIÓN DE TEAMWORK PROJECTS
Como podéis ver, Teamwork Projects es una herramienta muy sencilla pero muy potente si le dedicáis el tiempo necesario para adaptaros a ella y exprimir sus posibilidades, incluso en su versión gratuita. Esto ha sido un vistazo rápido a las características de la aplicación, si queréis saber más de esta aplicación, investigad en su web o poneros en contacto conmigo.